各乡（镇）人民政府，县产业集聚区管委会，县人民政府各部门：

《台前县人民政府办公室档案管理制度》已经县政府同意，现予印发，请遵照执行。

2016年4月6日

台前县人民政府办公室档案管理制度

为进一步加强档案管理，根据《档案法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。

一、归档范围

（一）县政府及办公室文件。

（二）下列会议形成的文件资料：

1．县政府党组会议； 

2．县政府全体会议、县政府常务会议、县长专题会议、县长办公会议；

3．县政府办公室党组会议；

4．主任办公会议。

（七）县政府综合性会议、专项工作会议及重要活动等音像资料。

（八）县政府签订的协议等其他重要材料。

二、档案整理

归档资料收集齐全后，划定保管期限。要做到公文排列有序，裱糊整洁，标明张数，没有金属物。

（一）档案资料要根据其相互联系、特征和保存价值，按照一事一卷的原则进行立卷。

（二）案卷标题要准确反映卷内文件内容。

（三）案卷封面项目内容可以打印，也可用钢笔（碳素墨水、蓝黑墨水）、毛笔抄写，字迹要端正、清楚。

（四）立好的案卷以年度为单位分期限编制案卷目录和分类索引。

（五）案卷按保管期限装入卷盒存放，卷内附整理情况说明。

（六）录音带、录像带和照片（含胶片或数码底片）等按类别和时间排列存放。

三、档案利用

（一）本单位查阅

因工作需要，本单位工作人员可以查阅档案。

1．查阅一般档案须经管理人员批准并办理相关手续。录音带、录像带、照片（含胶片或数码底片）一般不提供利用，确需使用，须报分管档案工作的副主任批准。

2. 查阅涉密档案须报主任批准，禁止复制。

（二）外单位查阅

本机关档案一般不对外提供利用，确需查阅的，须履行以下审批手续。

1．查阅一般档案者须持单位介绍信，并说明档案的作者、时间、内容及利用目的和利用方法。

2．编辑出版《台前年鉴》等需查阅档案的，须经分管档案工作的副主任批准。

3．查阅县本级会议纪要、合同、协议，须报主任批准。

（三）本单位借阅

1．办公室工作人员借阅档案不得转借、涂改、圈划、拆分和损坏。

2．借阅档案须妥善保管，如有遗失及时向档案管理人员报告，同时将有关情况书面报分管档案工作的副主任；丢失重要档案的，报主任，并将处置结果送档案管理人员。

3．借阅档案时间一般不超过一周。借阅者应及时归还，对到期未还的，档案管理人员及时催还。逾期利用须办理续借手续。

4．归还档案时要当面清点、注销借条，及时放回原处。

四、档案保管

（一）档案须按保管期限和载体类型分库存放，档案柜要按顺序整齐排列，定期检查、维护。

（二）保管期满的档案，要进行鉴定，提出存毁的意见。

（三）档案库房是机要重地，非档案室工作人员未经许可不准入内。

（四）档案库房内应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，禁止存放易燃、易爆、易生虫、易发霉物品，严禁烟火，确保档案安全。

（五）每年对全部档案逐卷检查一次，发现问题及时解决。

五、档案保密

（一）档案工作人员要严格遵守国家保密法律、法规和有关规定，强化保密观念，严守国家秘密。

（二）发现失密、泄密现象，应立即向上级报告，并及时采取补救措施。对严重泄露党和国家秘密的事件，依法严肃处理。

六、档案移交

（一）办公室内部档案移交

每年年底有关股室将本年度需要归档的文件资料移交档案管理人员。文件资料归档要有交接手续，严格审查把关，发现问题及时解决。因特殊情况不能按规定期限归档的，经分管档案工作的副主任同意，可延长期限。

（二）办公室向县档案局移交

档案管理人员按规定向县档案局移交档案。移交档案要有审批手续，经分管档案工作的副主任批准，方可移交。档案移交应有准确、全面的记载。